Должен ли работодатель оплачивать питание в командировке? Как оформить эту статью расходов, если еда – лишь часть мероприятия для партнеров или журналистов? Запутаться немудрено! Давайте разложим по полочкам разные виды учёта затрат на питание в бизнес-поездке.
Питание компенсируют суточными
Не обязательно отдельно возмещать сотруднику расходы на питание в служебной поездке. Конечно, в командировке затраты на бизнес-ланчи и завтраки возрастут: сотруднику некогда готовить, и по кошельку может ударить разница в ценах, а в зарубежной поездке – курс валют.
В деловой поездке сотрудник вынужден тратить больше привычного. Дополнительные расходы на еду частично покроют суточные.
Коммерческие компании могут сами определить размер суточных в командировку и прописать их в положении о командировках. С бюджетными организациями все строже – ни шага в сторону от норм расхода, установленных правительством или местными властями.
Если работодатель установил размер суточных выше 700 рублей (по России) и больше 2500 рублей (за границей), он должен заплатить НДФЛ и страховые взносы с суммы сверх нормы. Например, суточные – 900 рублей, а командировка в пределах страны продлилась 3 дня. Налог составит 78 рублей.
Можно ли включить питание в счет проживания и проезда?
Юридически еда в барах и ресторанах отеля и услуги «завтрак в номер» не относятся к расходам на проживание в отеле.
Смотрите статью 264 НК. Есть исключение: если завтрак уже включен в стоимость номера и не прописан отдельной строкой в счете отеля. Однако экспертные сообщества бухгалтеров советуют не рисковать и выбирать проживание без включенного питания.
Такая же логика действует при оплате перекуса в транспорте. Предположим, сотрудник едет в Москву на «Сапсане» и заказывает себе обед. Его стоимость работодатель возмещать не обязан – смотрите письмо Минфина от 20 мая 2015 года.
Питание в поезде будет проходить как «проезд к месту командировки», только если его стоимость никак не выделена в билете или счете. Так, в фирменных поездах завтрак или обед уже включен в общую стоимость билета в вагонах повышенной комфортности.
Записываем в представительские расходы
Если сотрудник угощает партнеров во время встречи в ресторане, такие траты оформляют отдельно как представительские расходы. Понадобится подтверждение оплаты (чек, квитанция) от сотрудника.
Что входит в эту категорию? Сюда относят, например, банкет или фуршет для клиентов или участников совета директоров. Блюда, обслуживание – всё это можно включить в общую стоимость представительских расходов, при этом НДС при оплате вычитается из общего налога компании. На подобные банкеты допустимо тратить не больше 4% в год от зарплатного фонда.
Каждый бизнес-завтрак с клиентами потребует документальных доказательств:
- приказ руководителя о деловых переговорах во время бизнес-поездки;
- смету представительских расходов;
- отчет о проведении мероприятия. В него включают цель и результаты, пишут, кто участвовал, где и когда прошли переговоры.
Фуршет на выставке или пресс-конференции
Вы отправляете сотрудника на отраслевую конференцию в другом городе, при этом кофе-брейк или фуршет уже входит в стоимость участия. В счете питание не выделено отдельной строкой? Бухгалтер сможет учесть такой расход в составе стоимости конференции.
Представим, что компания решила провести пресс-конференцию и пригласить журналистов – будь то в рамках командировки сотрудника (назначив его спикером) или в «домашнем» офисе. Фуршет перед официальной частью можно оформить как представительские или рекламные расходы.
Налоговый кодекс позволяет уменьшать сумму налогов компании на сумму таких трат. Мероприятие для СМИ получится учесть для налоговой как «рекламу» только в рамках нормы – 1% от выручки за отчетный период.
Мы привели список самых распространённых случаев оформления расходов на еду в командировке. Сохраните себе короткую памятку, чтобы легко сверяться с правилами учёта затрат на обед в ресторане, банкет или завтрак в гостинице: