Как подготовиться к долгосрочной командировке?

В этом дайджесте мы подготовили советы для тех, кого направляют в длительную командировку – от пары недель до нескольких месяцев. Мы расскажем об основных отличиях долгосрочной деловой поездки от других форматов работы вне своего города, поможем собрать чемодан и подобрать подходящий тип жилья. Кроме того, мы коснемся питания, развлечений и связи с близкими людьми, пока вы далеко от дома.

Командировка и вахта – в чем разница?

Российское законодательство различает командировку и вахту, и у этих поездок разные цели, сроки, обязанности сотрудника и работодателя. Цель командировки – выполнить служебное задание в другом городе. Например, закупить оборудование или встретиться с потенциальными клиентами. Вахта же используется компаниями – в основном добывающими предприятиями и на строительных объектах – когда сложно нанять квалифицированный персонал на месте.

У командировки нет максимального срока, но, как только сотрудник выполнит поручение, он должен вернется в «домашний» офис.

Некоторые организации до сих пор руководствуются правилом еще советских времен: деловая поездка не должна длиться больше 40 дней. У вахты есть определенный срок – не больше месяца, в некоторых случаях три месяца. Вахтовикам компания должна предоставить жилье и организовать централизованное питание, ведь часто работники трудятся вдали от цивилизации.

Есть еще перевод сотрудника в подразделение компании в другой город: тогда работодатель помогает с переездом и арендой квартиры на новом месте.

В этой подборке мы делаем акцент именно на долгосрочных командировках, хотя некоторые советы пригодятся и другим категориям путешественников. Проверить сроки и выплаты для разных форматов деловой поездки вы можете в нашем чек-листе.

Собрать чемодан в длительную командировку

Когда будете подбирать одежду, предлагаем руководствоваться принципом капсульного гардероба – универсального набора вещей, которые можно комбинировать.

Например, складываем один костюм, набор рубашек/блуз нейтральных цветов, запас брюк (для женщин – несколько юбок и два платья), небольшой набор аксессуаров, две универсальные пары обуви, два-три комплекта неформальной одежды (футболки, джинсы, свитер на молнии или пуговицах) и спортивный комплект. Лучше, если каждая вещь будет сочетаться с другими тремя предметами одежды.

Тщательно собираем набор гаджетов в дорогу: ноутбук, смартфон, проводные и беспроводные наушники, «умные» часы, зарядки, переносной аккумулятор, внешний жесткий диск и пару USB-накопителей. Иногда к ноутбуку нужно подключить много устройств одновременно: в таком случае выручит USB-переходник с несколькими портами входа. Если в арендованных апартаментах минимальный набор техники, можно положить фен, дорожный утюг или ручной отпариватель, а также компактный электрический чайник.

Для длительной деловой поездки пригодится аптечка, состав которой будет зависеть от особенностей вашего здоровья и предписаний врачей. Можно подготовить стандартный набор: термометр, обезболивающее и жаропонижающее средства, препарат при спазмах, капли в нос при заложенности и средство от боли в горле, препараты для живота, активированный уголь, противоаллергическое средство и антисептик.

Не забудьте собрать запас масок и перчаток: в неделю понадобится не меньше 15-20-ти пар. Для экономии можно захватить тканевую многоразовую маску: ее необходимо стирать и обрабатывать паром.

Квартира, апарт-отель или сервисные апартаменты?

Если бизнес-путешественник остается в другом городе на несколько недель, ему нужны все удобства, к которым он привык дома – кухня, рабочий стол, удобная кровать и быстрый интернет.

Для этого компания обычно бронирует квартиру, апарт-отель или сервисные апартаменты. Дело в том, что поселить сотрудника на месяц в отеле может быть накладно, а в апартаментах больше места, в них чувствуешь себя как дома.

Снять частную квартиру – зачастую самый выгодный вариант, к тому же путешественник сможет выбрать квартиру с уютной домашней обстановкой, где можно приготовить завтрак, выспаться, отдохнуть в гостиной или пригласить семью на выходные. Главный недостаток арендной квартиры для командировки – сложность оформления в бухгалтерии. Иногда собственник не готов предоставить закрывающие документы или не знает, как это сделать.

Для компенсации нужно отдать в бухгалтерию договор найма с указанной ценой, чек (например, платежное поручение от банка) и акт, в котором прописано, что услуга оказана и оплачена. Лучше приложить еще копию документа о праве собственности. Снимать частную квартиру стоит, если бизнес-поездка продлится больше месяца.

Выбрав апарт-отель или сервисные апартаменты, можно не беспокоиться о закрывающих документах и получить больше услуг – от прачечной до организации деловой встречи.

Номер в апарт-отеле обычно оборудован кухней, ванной, телевизором; в помещении размещают несколько розеток и иногда ставят рабочий стол. Большинство номеров – студии с мини-кухней; это удобный формат для командировки, когда по утрам хочется приготовить себе завтрак. Из плюсов также – привычная отельная инфраструктура со стойкой регистрации, уборкой, прачечной, тренажерным залом, столовой или рестораном. В некоторых апартотелях доступны залы для переговоров и конференций.

Такой тип жилья бронируют посуточно, и это обойдется дороже, чем частная квартира. Советуем выбирать апарт-отель, если командировка планируется на одну-три недели.

В отличие от апарт-отелей, сервисные апартаменты сдаются помесячно, и в них не такой широкий набор услуг. Например, здесь в цену может входить уборка и смена белья, в некоторых комплексах есть фитнес-центр, конференц-залы и даже СПА. Лучше уточнять список сервисов перед выбором в пользу такого жилья.

Как правило, можно забронировать сервисные апартаменты большей площади, чем апартотели, и кухня в них будет полноразмерной и укомплектованной всем необходимым. Сервисные апартаменты появились пока только в крупных российских городах, например, Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Казани, и ориентируются на корпоративных клиентов. Такой тип жилья – хороший выбор для долгосрочной командировки от месяца.

Правильно питаться

Скорее всего, во время командировки у вас не будет времени на готовку, но кухня все равно нужна: с утра вы сможете приготовить себе завтрак, а на выходных – побаловать себя несложным блюдом. Проверьте комплектацию кухни: есть ли электрический чайник, кофемашина или гейзерная кофеварка. Микроволновая печь незаменима, когда нужно быстро разогреть обед, поэтому стоит уточнить, есть ли она в номере или в общей зоне кухни.

Узнайте, где находится ближайший продуктовый магазин, и есть ли поблизости сетевой супермаркет с привычным для вас набором продуктов. В длительной командировке выручит и готовая кулинария: главное, следить за свежестью ингредиентов. Обедать и ужинать можно в ближайшем ресторане или столовой: в апарт-отелях обычно есть свой ресторан, а квартиру или сервисные апартаменты можно выбрать в пешей доступности от основной инфраструктуры, включая кафе и магазины.

В поездках важно следовать своему обычному рациону и узнавать состав блюд, если врачи вам назначили диету, или у вас аллергия на определенные продукты.

Оставаться на связи

Перед вылетом можно протестировать групповые звонки внутри семьи в разных приложениях и решить, какой способ связи самый удобный. Для общения с близкими и друзьями подойдут приложения, привязанные к номеру телефона.

Например, звонки в WhatsApp можно совершать со смартфона с любой операционной системой, а еще в приложении просто разобраться: пожилым родителям, бабушкам и дедушкам легче объяснить, как оно работает.

Во время видеозвонка в Telegram можно отправлять забавные стикеры, и сам разговор защищен шифрованием, однако компания только тестирует групповую видеосвязь. Для бизнес-путешественников, чья семья пользуется гаджетами Apple, подойдет Facetime, а для видеосвязи в Facebook Messenger с недавних пор не нужен профиль в социальной сети. Проверьте, знают ли ваши родные о возможностях таких платформ, к примеру, как включить видео, выключить звук или написать в чате, не закрывая окно видеозвонка.

Поддерживать форму

Если дома вы регулярно тренируетесь или ходите в бассейн, то и в длительной командировке лучше не отказываться от таких привычек: занятия спортом помогут снять тревогу и поддержать тело в тонусе, и, когда вы вернетесь в родной город, вам будет не так тяжело войти в привычный ритм.

Препятствие регулярным тренировкам в бизнеспоездке – нехватка времени, энергии и высокие цены на одноразовые посещения фитнес-зала. Вас может выручить спортивный зал в здании комплекса апартаментов или в апарт-отеле: иногда воспользоваться беговой дорожкой или растянуться на коврике для йоги можно бесплатно. Не забудьте захватить в поездку спортивный и купальный костюм, удобные кроссовки и справку в бассейн.

Познакомиться с городом

Перед деловой поездкой советуем изучить карт у города, скачать ее в офлайн-варианте и отметить все места, которые вам пригодятся во время пребывания – здание аэровокзала, офис или место проведения конференции, ближайший супермаркет, ресторан для бизнес-ланча, аптеку, остановку общественного транспорта рядом с квартирой, городской парк для пробежки и др.

Если командировка займет несколько недель, почему бы не выделить выходные на знакомство с городом? Можно спланировать короткую экскурсию по достопримечательностям, поездку за город или даже горнолыжный отдых. Вам в помощь – лайфхаки из дайджеста о Business leisure.

Может быть, в городе, куда вас направили по делам компании, выступает ваш любимый музыкант или комик – сверьтесь с графиком гастролей или зайдите на сайты агрегаторов. Билеты на оперу или балет в другом городе могут быть дешевле, чем у вас дома. Можно также проверить расписание матчей в местном ледовом дворце или футбольной арене.