Как подготовиться к командировке на авто?

Иногда командировка на личном автомобиле – удобный способ быстро добраться в соседний город, заехать к нотариусу по делам компании или посетить отраслевую выставку в другом регионе. Однако тревел-менеджеру и бухгалтеру нужно будет учесть хитрые нюансы оформления такой командировки, а путешественнику – предоставить расширенный комплект документов и морально подготовиться к возможным проблемам в пути. О том, как сделать автопоездку комфортной, подтвердить и возместить расходы – в этой статье.

Когда командировка на машине – лучший вариант?

Идеально, если вы добрались до другого города за пару-тройку часов, объехали пробки, с комфортом послушали любимую музыку и даже сэкономили компании деньги.

Важные условия для командировки на своем автомобиле – адекватное расстояние в пределах пяти-шести часов езды и удобная трасса. Пример такого автопутешествия: Москва – Ярославль, Нижний Новгород – Казань или Екатеринбург – Пермь. Поездка на машине оправдана, если самолетом или поездом добираться дольше и дороже с учетом времени ожидания. При этом часто руководству проще оплатить, например, билет на «Сапсан» из Санкт-Петербурга в Москву, чем высчитывать компенсацию за бензин и парковки, а сотрудник приедет на встречу более свежим и отдохнувшим.

Для тех, кто хочет сократить контакты во время пандемии и путешествовать с комфортом, путешествие на своем машине может стать спасением. Не нужно ждать вылета на вокзале, стоять в очередях, делить кресла с незнакомцами и находится в маске несколько часов. Среди прочих достоинств командировок на автомобиле:

• Вы не зависите от отмены или переноса рейса, не придется договариваться с компанией-перевозчиком или агентством об условиях возврата.
• В такую поездку можно взять больше вещей, аккуратно перевезти деловой костюм, захватить еду и напитки.
• Это способ экономить для работодателя: в среднем дорога на личном авто обходится дешевле, чем другой транспорт.
• Больше свободы: если вы уже выполнили служебное задание, можно доехать до загородного музея или соседнего городка. Не забудьте, что работодатель не должен оплачивать бензин на ваши личные поездки.

Оцените свои силы

Иногда лучше отказаться от передвижения на своей машине в пользу короткого перелета или ж/д рейса – так вы можете положиться на пунктуальную поездку согласно расписанию и не зависеть от дорожных заторов. Учитывайте пробки, смотрите на сезонность и время поездки. Допустим, у вас намечена встреча в другом городе 31 августа. В это время родители возвращаются из отпусков и готовятся к началу учебного года, и дороги загружены до предела. Утренние и вечерние пробки, плохая видимость из-за осадков, «аварийные» места – все эти факторы лучше избегать.

От долгих часов в пути, пробок и сложных развязок легко устать, поэтому оцените, сколько времени уйдет на дорогу, и успеете ли вы восстановиться перед важной встречей в другом городе. Еще один фактор, который может испортить вам настроение – потенциальные штрафы. Далекий «перегон» точно не подойдет неуверенным водителям и тем, кто не привык много путешествовать на машине. Не забывайте, что в пути вам предстоит внимательно собирать чеки за бензин и зафиксировать показания одометра – эти данные нужны, чтобы получить компенсацию за топливо.

Что возместит работодатель?

Ориентируемся на статью 168 Трудового кодекса. В командировке на личном авто компания компенсирует расходы на проезд:

• Бензин – согласно нормам расхода топлива Минтранса или данным автопроизводителя. Например, если вы поедете на иномарке, попробуйте сразу найти ваш автомобиль в списках из распоряжения правительства, чтобы оценить размер компенсации.
• Парковку, платные трассы, ремонт при неожиданной поломке автомобиля – если это указано в локальном нормативном акте.

Есть два варианта компенсации: когда с сотрудником заключают соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях перед командировкой либо возмещают траты по факту, как вернетесь. В первом случае в документ сразу внесут всю сумму с учетом бензина и износа машины. Еще один вариант – топливные карты с уже установленным лимитом на месяц для сотрудников, которые часто ездят в деловые поездки на автомобиле.

Эксперты по бухгалтерскому учету находят массу подводных камней при оформлении таких командировок: например, норму расхода топлива последних марок автомобилей можно не отыскать в списках Минтранса, а официальный стандарт компенсации за использование своего авто чрезвычайно мал (1200-1500 рублей в месяц). То есть работодатель сможет вычесть из налогов только сумму в пределах 1500 рублей, если заключит соглашение перед командировкой.

Чтобы избежать проблем с налоговой службой и – возможно – конфликта с сотрудником, некоторые компании запрещают персоналу ездить по делам бизнеса на личных машинах. При этом иногда такой вид транспорта – самый удобный, особенно если намечена бизнесвстреча в соседнем городе или региональном центре. Представим, что руководитель не против, и пройдемся по документам для оформления.

Как оформить командировку на авто?

Деловая поездка на личном авто оформляется так, же, как и любая другая командировка, но к стандартному набору добавляется путевой лист и – иногда – соглашение об использовании автомобиля в личных целях.

Вот список документов и подтверждающих чеков, которые нужно подготовить:

• Приказ о направлении в командировку с указанием, что сотрудник добирается на личной машине.
• Командировочное удостоверение.
• Служебное задание.
• Путевой лист. Перед командировкой в него вносят маршрут и основную информацию о машине и ее владельце – госномер, марку, номер водительского удостоверения, показания одометра до поездки и в конце пути.
• Соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях. Его подписывают, если нужно утвердить всю сумму расходов на транспорт заранее.
• Копия свидетельства о регистрации автомобиля.
• Авансовый отчет.
• Счета и чеки за бензин и парковку. 

Список документов для бизнес-поездки на машине вы можете найти по ссылке:
чек-лист в командировку на авто

Аренда машины для командировки

Не обязательно отправляться в командировку на личном автомобиле: многие бизнес-тревел агентства и трансферные сервисы предлагают услугу «авто без водителя». Такая возможность есть и у Випсервис – достаточно обратиться к тревел-консультанту за вариантами. Заказчик не тратит время на поиск достойной прокатной компании и получает на руки корректные закрывающие документы. Надеемся, ваша командировка на машине пройдёт легко и комфортно!