Как обеспечить корпоративную безопасность в командировках? Duty of care отвечает на этот вопрос так: создайте свой регламент о безопасных командировках и отработайте антикризисный план действий.
Слышали о термине duty of care? В России его часто трактуют как «корпоративная безопасность» или «обязанность заботиться» о сотруднике в командировке. Строгого понимания, что же именно должен обеспечить работодатель в деловой поездке, нет: Трудовой кодекс в общих чертах говорит о безопасных условиях труда.
Тем временем в международной практике сложилась целая система – часто закрепленная юридически – для защиты бизнес-туристов и репутации компании на время командировок.
Что, если человек попадёт в карантин из-за новых ограничительных мер в другой стране? Как отследить локацию и помочь сотруднику при ЧП? А защитить конфиденциальные данные? Duty of care отвечает на эти вопросы так: создайте свой регламент о безопасных командировках и отработайте антикризисный план действий.
1. Выбирайте безопасных поставщиков
Начните с ревизии поставщиков: это особенно важно во время пандемии COVID19. Насколько выбранные отели и транспортные компании следят за чистотой и квалификацией персонала? В период пандемии гостиницы и авиакомпании по всему миру подключаются к программе Safe Travels и добровольно следуют протоколам санитарных норм Всемирного совета по туризму и путешествиям. В России к инициативе присоединились некоторые отели и конференц-центры в Москве, Санкт-Петербурге и Сочи, а также авиакомпания «Россия».
Кстати, агентства по организации командировок TMC регулярно проверяют поставщиков по критериям соблюдения санитарных правил.
2. Напишите политику duty of care
Важный инструмент duty of care – информирование сотрудников об уровне безопасности в регионе прилёта и предписаниях местных властей и инструкции при форс-мажорах.
Условно можно разделить «обязанность сообщать» на универсальные руководства и сводки актуальных новостей с оценкой рисков.
Выделите направления, куда сотрудники летают чаще всего, изучите профили путешественников – от должности и возраста до длительности командировок – и напишите руководство по деловым поездкам.
Составить такой документ можно силами компании или вместе с TMC – агентством по организации бизнес-поездок.
Сюда включите:
- контакты тревел-менеджера, SOS-служб и представителей компании в другой стране;
- инструкцию при форс-мажоре (отменили рейс, в городе массовые беспорядки, утерян паспорт);
- рекомендации следовать COVID-требованиям местных властей;
- список прививок, необходимых до вылета в регион (от малярии, желтой лихорадки);
- памятку по кибер-безопасности в командировке.
3. Предупреждайте о рисках
Мониторинг рисков можно не оставлять на отделе кадров и административном менеджере, а отдать на аутсорс. TMC агрегируют данные по уровню безопасности в разных городах, составят карту рисков и сообщат, если условия въезда изменятся. В сводку новостей включаем:
- COVID-статистику в стране/регионе/городе;
- вспышки других инфекционных заболеваний;
- изменение визовых правил;
- меры местной администрации во время пандемии, ограничения на передвижение; □ требования к пассажирам внутренних и международных рейсов (ПЦР-тесты, карантин, маски);
- забастовки работников транспорта и задержки рейсов;
- природные катастрофы;
- уровень преступности в районе гостиницы и офиса с рекомендациями по личной безопасноcти.
Оценить общий уровень рисков в поездке помогут открытые ресурсы, например, карта International SOS для заграничных путешествий или карта распространения COVID-19 в российских регионах.
4. Проведите тренинг персонала
Запомнить последовательность действий на практике позволит моделирование форс-мажора в поездке.
Кому звонить, если отменили рейс? Или в аэропорту не приняли COVID-документы? Организуйте вебинар или живой круглый стол с обсуждением личного опыта путешествий коллег. Сделать это можно и силами самой компании, и пригласив специалиста по безопасности из Випсервис.
Для тревел-менеджеров и руководителей будет полезен тренинг по принятию решений на фоне пандемии. Например, расскажите топ-менеджменту о принципе «эскалационной матрицы». Это система для управленческих решений для сохранения бизнес-процессов даже во время кризиса.
5. Настройте SOS-сервисы
Отследить местоположение сотрудника при потере связи при возросших рисках можно через специальные службы, например, International SOS (ISOS). Если работнику нужна срочная медицинская помощь, ISOS отправляет команду медиков даже в труднодоступные регионы и проводит эвакуацию.
Для трекинга локаций сотрудников нужно заручиться их письменным согласием, ведь опция GPS-трекера «всегда включен» на смартфоне расценивается как чрезмерное вторжение в личную жизнь.
Другой путь – запрашивать у путешественника подтверждение, что всё в порядке, через приложение или сайт. Пользователи соцсетей уже привыкли отмечаться на Facebook при чрезвычайной ситуации – почему бы не адаптировать этот инструмент для корпоративной безопасности?