Кастомная доработка OBT: полный разбор Q&A

Есть темы, о которых не так просто найти информацию в открытом доступе — лучше задать вопросы эксперту. Кастомные ИТ-разработки в бизнес-тревел как раз в этом ряду. Вместе с руководителем цифровых проектов Випсервис Ольгой Кизикиной выяснили, что такое доработка онлайн-инструмента бронирования поездок (OBT) под запрос, зачем она клиенту, и сколько всё это стоит 

Ольга, давайте представим процесс заказа командировок в компании N. В какой момент ей может понадобиться кастомизированное ИТ-решение?

Начнём с того, что компании необходимо отправлять сотрудников в служебные поездки. При больших объемах командировок организация решает упорядочить этот процесс и обращается в агентство делового туризма (TMC). Оно может предложить такой инструмент, то есть онлайн-систему для заказа авиабилетов, ж/д, отелей, трансферов и других тревел-услуг.

OBT — это онлайн-система бронирования командировок, в которой сотрудник на стороне клиента сам покупает тревел-услуги.

Часто крупным заказчикам не хватает стандартных функций OBT. Кому-то важно оформлять авансовый отчет по своему образцу внутри системы. Кому-то — перекроить логику заказа деловых поездок под себя. Например, вначале загружать приказ на командировку, из которого система сама бы подтягивала даты служебной поездки и затем предлагала услуги. Другие клиенты хотят оформить интерфейс в фирменном стиле или встроить OBT во внутрикорпоративный интранет. Тогда пойдёт речь о доработке под заказ.

Кратко — что такое кастомная доработка OBT?

Это изменения в онлайн-системе бронирования OBT под запрос клиента. Они могут касаться трёх ключевых моментов:

• Логика оформления поездки. Вначале — приказ на командировку или заказ авиабилетов? 
• Интеграция. Нужно ли соединить бухгалтерию, HR-систему и учетные системы клиента с инструментом заказа поездок?
• Внешний вид. От задачи "поставить зелёный флажок вместо синего" до дизайна в корпоративных цветах и стилистике клиента.

Интеграция, к примеру, даёт ту самую идеальную картинку, когда сотрудник бронирует поездку самостоятельно, не выходя из внутрикорпоративного портала. Компания в режиме реального времени отслеживает, какой департамент расходует на бизнес-тревел больший бюджет и почему, а все документы по командировке бесшовно "вращаются" между клиентскими системами.

Зачем это клиенту?

В стратегической перспективе это экономия времени, денег и человеческих ресурсов. Компания снижает затраты и часы на оформление командировок и обработку командировочных документов – приказа, служебного задания и авансового отчета. Возьмём условную крупную компанию в сфере строительства. Если раньше 30 бухгалтеров вручную обрабатывали документацию, то после автоматизации процесс упрощается в разы, а сотрудники могут сконцентрироваться на решении ключевых задач.

Допустим, клиент решает — нужна доработка OBT под заказ. Как будет строиться процесс?

Как и с любым проектом разработки:

• бриф,
• оценка в часах, людях и деньгах,
• согласование с клиентом,
• утверждение функциональных требований (ФТ),
• подписание контракта и допсоглашения,
• разработка и приемка функционала клиентом.

Нередко на этапе предварительной оценки проекта клиент идёт по пути оптимизации и определяет, что ему приоритетнее. Например, ему важнее, чтобы правильно загружались и обновлялись HR-файлы, а всё остальное не так критично. Или в приоритете автоматизация документооборота по командировкам.

Сколько времени может занять процесс разработки?

В среднем от 3 до 6 месяцев. Это время, которое потребуется непосредственно на доработку OBT. При этом клиент может сразу начать бронировать поездки через агентство и не ждать окончания работ программистов. Мы понимаем, что заказчик не может позволить себе простой в бизнес-процессах: сотрудникам всё время нужно путешествовать по делам компании.

К тому же чаще всего мы имеем дело с уже действующим клиентом, который прошел имплементацию, и разработка ОВТ — логичное продолжение сотрудничества.

Имплементация – настройка системы онлайн-бронирования командировок (ОВТ) так, чтобы заказчик мог самостоятельно формировать тревел-пакеты для деловых поездок из множества различных услуг.

Подробнее об имплементации здесь.

Если клиент новый, он сможет начать самостоятельно выписывать себе билеты в OBT через месяц-полтора, а мы в процессе адаптируем под заказчика функционал и внешний вид онлайн-системы бронирования.

Сколько это стоит?

При формировании бюджета важнее всего отталкиваться от целей: одну и ту же задачу можно решить по-разному. Мы в Випсервис можем предложить ряд решений в абсолютно разном ценовом диапазоне. Условно — от 100 тыс. и до нескольких миллионов.

Нижняя ценовая планка – это, например, переставить фильтры в поиске по авиабилетам, добавить цвета в корпоративном стиле и поменять местами ж/д и авиа блоки. Более дорогостоящий вариант – полная интеграция OBT с клиентскими системами, при которой происходит бесшовный обмен данными.

А всем ли нужна доработка OBT? На рынке есть коробочные решения

Если у клиента небольшой объём поездок, можно взять стандартное решение. Считаем так: до 100 билетов в месяцев 1 бухгалтер может обработать и вручную. У крупной организации другой поток билетов, и без автоматизации есть риск, что информация о поездке потеряется, и в итоге компания потратит немало денег и ресурсов на разбор архивов вручную. 

Проследим "эволюцию" бизнес-тревел решений для компании по мере её укрупнения и увеличения штата. Небольшой стартап может поручить оформление поездок одному ответственному сотруднику. Организация со штатом до 100 человек — воспользоваться готовым b2b-сервисом. Среднему предприятию, где трудятся до 1 000 человек, понадобится интеграция онлайн-системы бронирования как минимум с HR-файлом. Наконец, крупный холдинг выбирает автоматизированное решение для заказа командировок, интегрированное с внутренними ИТ-системами.

Есть мнение, что для клиента собственная OBT лучше. Что вы об этом думаете?

Действительно, клиент может и сам создать OBT, которым он будет полностью управлять без привязки к агентству. С другой стороны, технологии устаревают, и оплата труда команды разработчиков на постоянной основе "съедает" бюджет. Нужно все время вкладываться в инфраструктуру и поддерживать систему в рабочем состоянии. Всё это не даёт компании той гибкости, которая оказалась так важна в последние пару лет. Поэтому определённо стоит присматриваться к решениям на рынке. В российской индустрии бизнес-тревел сейчас большой выбор OBT с возможностью кастомизации.


Например, наш Портбилет TMC. Есть и технологические платформы с открытой архитектурой. 

В чем преимущество Випсервис?

Контент, целая экосистема ИТ-решений для командировок и компетентная команда разработчиков, которые набили руку в кодинге для бизнес-тревел. Программисты берут любое техзадание клиента и предлагают ряд решений и план работ (workflow). Еще у Випсервис есть глобальный партнер CWT, чей опыт в бизнес-туризме и ИТ-разработках может быть применим и на российском рынке.

Задать вопрос о разработке OBT