Взгляд изнутри на то, по каким критериям выбирать профессионального организатора деловых и корпоративных событий. Алёна Эйвел, операционный MICE-директор корпоративного бизнеса Випсервис, подготовила шпаргалку для заказчиков
Кто мне нужен - MICE, Event или коммуникационное агентство?
Традиционно компании в сфере MICE (от англ. Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) сильны в логистике и деловой составляющей мероприятий, ивент-агентства — в креативном исполнении, а коммуникационные агентства знают толк в PR-сопровождении событий.
На деле на рынке деловых мероприятий есть тренд на формат единого окна. Стираются границы между MICE и Event, а компании стремятся мотивировать команду и связать деловую программу с корпоративными ценностями через геймификацию, дизайн и продакшн.
Выбирайте агентство, которое предложит решение задачи под ключ по вашему техническому заданию и сможет его обосновать. Например, у Випсервис есть инструменты, чтобы объединить все составляющие – логистику, проживание, креативную концепцию и технологии.
Как искать подрядчика?
Есть два пути, которые зависят от внутренних регламентов организации. Первый – тендерный отбор, что чаще встречается у крупных компаний. Исполнителя под масштабный проект выбирают на базе четких критериев, выраженных в формуле и процентной или балльной системе. Учитываются, например, стоимость услуг и креативная концепция в техническом предложении, портфолио и состав клиентов, опыт на рынке, бэкграунд сотрудников, полнота приложенных документов.
Также организатора мероприятия ищут по отзывам, рекомендациям и в интернете. Клиент сразу приходит с готовой заявкой и техзаданием, рассказывает, что ему нужно и в каком бюджете. Тогда стороны быстрее переходят к деталям будущего события. Это, как правило, небольшие и средние по бюджету проекты.
Как "читать" портфолио?
Изучите кейсы проведённых мероприятий разного формата. Обратите внимание на релевантные вам истории успеха, похожие на ваш проект по ряду критериев: виду мероприятия, формату (онлайн/офлайн), отрасли бизнеса, количеству участников, креативному наполнению, сложности логистики и бюджету. Например:
Бизнес-конференция. У нас из недавних кейсов — конференция на 500 человек в Сочи с экскурсионной программой и элементами тимбилдинга.
Инсентив-тур (мотивационная поездка). Пример — программа в Каппадокии на 50+ человек с полётом на воздушных шарах и гастрономическим пикником на закате, которую осенью 2022-го организовал Випсервис.
Онлайн-корпоратив. Отличная идея не только для локдауна, но и для распределённых команд. В декабре 2021-го мы провели Новый год "на удалёнке" на 200 человек с DJ, интерактивной игрой и подарками.
Гибридное мероприятие. В нашем портфолио, например, есть гибридная конференция на 500 гостей со студийной съёмкой и интерактивами.
Как проверить репутацию агентства?
Смотрите на опыт и масштаб — список и уровень клиентов, имидж на рынке и финансовую устойчивость компании, и проверяйте, насколько комфортно общаться с MICE-менеджерами.
Сделать это можно методами OSINT (разведкой по открытым источникам), через отзывы коллег по цеху, поиск упоминаний в отраслевых СМИ.
Холдинг Випсервис на рынке более 25 лет и ежегодно входит в топ-200 крупнейших частных компаний страны по версии Forbes. Кроме MICE и организации деловых поездок, холдинг занимается продажей авиа и ж/д билетов и разработкой ИТ-решений в сфере тревел. Так, наши MICE-менеджеры опираются на опыт сотен своих коллег и технологии холдинга.
Как распознать профессионала в личном общении?
Насколько проактивен представитель MICE-агентства? Хороший знак, если менеджер может выслушать, направить, открыто рассказать о плюсах и минусах, предложить варианты на замену. Прекрасно, если клиент сам понимает, что ему нужно, и приходит со своим видением, но чаще к агентству обращаются за экспертизой.
Вот ещё признаки серьёзного профессионального агентства:
- MICE-менеджер глубоко погружается в материал и готов ответить на любые вопросы.
- Ставятся реалистичные сроки разработки предложения и работы по заявке.
- Ценообразование и рамки бюджета обсуждаются открыто.
- При масштабном мероприятии предварительная инспекция локации и площадки — must have.
Как обсуждать бюджет?
Предложение агентства должно быть конкурентно по цене и качественно по наполнению. Бюджет можно обсуждать открыто, но, если по каким-то причинам вы не готовы его назвать, можно подойти к этому вопросу по-другому. MICE-менеджер Випсервис обычно задаёт уточняющие вопросы о:
- количестве участников,
- категории отеля (3,4,5 "звёзд"),
- желаемой локации,
- банкетном или фуршетного меню в граммах на человека,
- формате предыдущих мероприятий,
- предпочтениях по развлекательной программе.
Так складывается картина о бюджете предстоящего мероприятия.
Важно и процентное соотношение логистики, проживания, питания и креатива в общей стоимости. В 2022-м году логистика (авиаперелёт и трансферы) может доходить до 60% от бюджета проекта, особенно если мероприятие проходит за границей.
Випсервис организует бизнес-мероприятия в самом разном бюджете и масштабе, от круглых столов на 10-20 участников до Спартакиады на 3000+ человек. Хотите рассчитать стоимость мероприятия, запросить наше портфолио или просто познакомиться? Вот как с нами можно связаться: