FAQ

Как подготовиться к бизнес-конференции?

2022-02-14 15:46 MICE Командировка

В  этом дайджесте мы остановимся на тонкостях подготовки к деловым событиям, на которые сотрудники отправляются лично.


Фото The Climate Reality Project, Unsplash

Будь то IT, телеком, фармацевтика или нефтяная промышленность, без деловых конференций не обходится ни один корпоративный event-план. В 2020-м году они массово перешли в онлайн, но в прошлом году привычный живой формат постепенно вернулся.

Так, в 2021-м году прошли конференции и выставки для фармакологической отрасли, аграрного бизнеса и телекома, а «Национальный Нефтегазовый Форум 2021» привлек более 500 компаний ТЭК. В 2022-м бизнес-конференции – часто смесь «офлайна» для привитых или переболевших COVID-19 участников и онлайн-трансляций, которые позволяют присоединиться гостям из разных стран и регионов.

Как же извлечь максимум пользы из участия в таких бизнес-мероприятиях?



Зачем участвовать?


Цели участия в бизнес-конференциях могут быть разными: это и обмен мнениями с крупными игроками рынка, и шанс услышать экспертов, участников профессиональных ассоциаций, лично пообщаться с представителями власти. Результатом могут стать:

  • расширение пула личных знакомств,
  • публикации в СМИ и соцсетях,
  • лоббирование интересов компании перед профильными госорганами,
  • укрепление связей с текущими партнёрами через серию личных встреч,
  • анализ деятельности конкурентов,
  • список новых подрядчиков и потенциальных клиентов.


Какие бизнес-площадки выбрать?


Деловые конференции проводятся непрерывно – в одной Москве в январе 2022-го года их прошло больше 20, по данным event-каталогов. Советуем отталкиваться от целей участия и смотреть на репутацию организаторов. Кстати, одна и та же компания может выступить как на отраслевой конференции, так и на HRфорумах или встречах бизнес-управленцев. Ниже лишь некоторые из крупнейших российских конференций и выставок в разных отраслях:



Продумать логистику дня


Даже если логистику взяло на себя бизнес-тревел агентство или MICE-компания, запросите данные рейсов, локации проживания и площадки мероприятия с таймингом дня.


Так у вас перед глазами будут все пункты от времени посадки на самолёт до расписания панельных дискуссий. Например, MICE-команда Випсервис консультирует участников конференции по логистике и по запросу готовит инфоресурс – мобильное приложение или сайт – с деталями события.

Советуем добавить в календарь:
  • тайминг выступления вашего спикера с подпиской на анонсы изменений организатора,
  • список дискуссий или стендов выставки, которые полезно посетить,
  • время кофе-брейков и обеда экспонентов и участников мероприятия,
  • контакты партнёров для встреч.
Последний пункт особенно важен, если компания едет на конференцию или выставку для оживления, «потепления» связей с коллегами и клиентами.


Если вы гость. Как спланировать встречи?


Рекомендуем сразу заполнить свое расписание: даже если часть плана отменится, вы сможете эффективно выстроить день благодаря четкому списку.

Многие организаторы крупных выставок заранее делятся списком зарегистрированных участников через собственную платформу. Так гости и экспоненты предлагают друг другу временной слот и знакомятся. Самостоятельно запланировать встречи можно и в Google Calendar, заметках в смартфоне или в готовых шаблонах ежедневника.

Если цель – поиск потенциальных клиентов, заранее уточните возможности у организатора: предоставляются ли митингрумы, можно ли организовать личное знакомство с интересующим вас контактом через организатора конференции или посредника.

Рекомендуем за месяц заказать нужное количество визиток для ваших участников. Кстати, во время пандемии вошли в обиход и электронные визитки в виде QR-кодов или текстового формата vCard. С ними удобнее обменяться электронным адресом и телефоном, сразу добавив собеседника в контакты смартфона. К тому же они снижают риск заражения во время вспышек инфекционных заболеваний.


Если у вас свой стенд на выставке


Предположим, в рамках конференции организуется выставка, на которой у вашей компании будет свой стенд. Выкупать площадь под застройку стенда будут либо ваши коллеги из отдела мероприятий, либо event-агентство, а оформлять выставочное пространство – специализированный застройщик стендов. Уточните несколько моментов:


  • Что из технического оборудования – от розеток и микрофонов до проектора – включено в ваш стенд?
  • Какие «фишки» стенда смогут задействовать ваши сотрудники? Это включает интерактивные инсталляции, экраны, витрины, стойки с раздаточными материалами и зоны мастер-классов.
  • Сколько человек понадобится на стенд, и как распределены роли? Как правило, нужно не менее 3 сотрудников: стендисты, эксперты для продолжительных встреч, иногда – переводчики.


Если вы спикер


Сначала получите трибуну на бизнес-конференции. Некоторые организаторы продают возможность выступить корпоративным экспертам, но зачастую отправить спикера на конференцию или форум можно бесплатно. Достаточно грамотно представить тему и составить карту спикера по аналогии со справкой для СМИ.

Придумайте ключевую мысль, которую аудитория вынесет из вашего рассказа.


Это поможет выстроить аргументацию и структуру вокруг одного тезиса, сфокусировав внимание слушателя на самом главном. Лучшая речь – отрепетированная, поэтому попросите эксперта с опытом публичных выступлений подсказать, где хромает логика рассказа, где стоит добавить статистическую сводку или «отжать воду» из затянутого монолога. Цитата, статистика, риторический вопрос, истории от первого лица и общение с аудиторией не дают слушателям заскучать – это подтверждает в том числе книга «Презентации в стиле TED» Кармина Галло.

Раскрывайте логику повествования через лаконичные слайды с инфографикой и схемами. Презентацию разбавят короткие видеоролики и QR-код на слайде, по которому аудитория мгновенно попадёт на нужный ресурс.


После конференции


В итоге у вас появится список полезных файлов или сводная таблица с данными:
База новых контактов. Все полученные данные внесите либо в Google-таблицу, либо в корпоративную CRM, если ваш KPI был связан со сбором контактов.

После мероприятия по базе контактов направляют follow-up – письмо, где вы благодарите человека за знакомство, напоминаете контекст вашей встречи и предлагаете продолжить сотрудничество.

Список задач по каждому контакту: отправить коммерческое предложение, назначить онлайн-встречу или принять решение о совместной позиции перед регуляторами.
Итоги конференции: достигнуты ли цели участия? Краткую памятку «План подготовки к бизнес-конференции» скачивайте по ссылке:

СКАЧАТЬ ЧЕК-ЛИСТ