Лучше всего подойти к автоматизации командировок как к единому end-to-end процессу. При нём в онлайн перенесен каждый этап от формирования приказа на служебную поездку до компенсации расходов.
Предлагаем посмотреть на командировки как на цепочки связей с исправной коммуникацией между всеми звеньями. В этом нам поможет пример оцифровки бизнес-процессов через облачные приложения Hamilton Apps.
Hamilton Apps — разработчик облачных продуктов и ведущий поставщик приложений для онлайн-управления командировками и авансовой отчётностью. Компания входит в состав холдинга Випсервис
Сотрудник + агентство делового туризма или OBT
В первую очередь свяжите ваших коллег с теми, кто бронирует командировки, будь то отдел организации поездок внутри компании или внешнее агентство. Если ваша организация использует онлайн-систему бронирования (OBT) для самостоятельного заказа услуг бизнес-тревел (билетов и отелей, страховок и других), в ней уже будут зашиты каналы взаимодействия «сотрудник – руководитель – менеджер по бронированию». Как это работает в приложениях Hamilton Apps:
- Работник составляет заявку на командировку.
- Специалист в компании или в агентстве делового туризма выписывает билеты и ваучеры.
- Руководитель утверждает бюджет из своего профиля.
- Счет бизнес-тревел агентства автоматически подгружается в приложение.
- Документы «улетают» бухгалтеру.
Сотрудник + руководитель + бухгалтерия
Перевод в онлайн авансовых отчетов сэкономит тонны бумаги и нервы сотрудников и бухгалтеров. При оформлении командировки в системе Hamilton все данные о поездке – ФИО, должность, даты, город, бюджет на билеты и проживание – уже хранятся в архиве. По возвращении сотрудник открывает электронный авансовый отчет в приложении, где осталось только внести понесенные расходы и прикрепить фото чеков. После этого руководитель подтверждает, что все в порядке: тут помогает инструмент визирования электронной цифровой подписью.
Электронная цифровая подпись – цифровое подтверждение авторства и целостности документа. Для внутреннего документооборота подойдет усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
Наконец, подписанный авансовый отчет отправляется бухгалтеру для учёта. В Hamilton Apps бухгалтерские проводки, то есть записи о хозяйственных операциях формата дебет-кредит, формируются автоматически.
Сотрудник + операционный отдел + аналитики
Следующий этап – проанализировать понесенные расходы на командировки ваших сотрудников за отчетный период и разработать рекомендации для экономии бюджета в будущем. В приложениях Hamilton Apps доступен аналитический модуль, в котором удобно выгружать и сопоставлять операционные расходы по видам услуг, категориям сотрудников и кост-центрам. Важно, что данные легко перетягиваются из одной системы в другую: разработка интегрируется с большинством ERP-систем.
ERP-система (Enterprise Resource Planning) — ПО для управления ресурсами компании, включая производство, закупки, сбыт, финансы и кадры. Hamilton Apps синхронизируются с 1C, SAP, Oracle, JD Edwards и т.п., а также с внутренними бизнес-системами организаций.
Совет: настройте автоматические внутренние отчеты под внутренних ревизоров и государственных аудиторов. Так нужные подтверждающие документы всегда будут под рукой.