Как платформы бизнес-аналитики для командировок помогают экономить на деловых поездках? Работу с данными широко применяют в TMC – агентствах по организации командировок – но их аналитика будет полезна и для административного департамента, руководителя отдела и финансового директора компании. Это лучший способ отследить транзакции по командировкам и взглянуть на них под новым углом
ОКО - разработка Випсервиc для прикладного анализа и прогнозирования расходов на командировки.
Следить за KPI
Аналитические продукты от профессиональных агентств по организации командировок собирают главные показатели для управления деловыми поездками в одном интерфейсе (дэшборде), который адаптируется под роль пользователя в компании.
Дэшборд - аналитическая панель, на которой собраны все ключевые показатели эффективности управления бизнес-процессом для быстрого контроля и мониторинга ситуации.
Так пользователь сразу получает аналитику по командировкам за отчётный период и отслеживает динамику и структуру расходов.
Как это работает в системе ОКО?
Вы настраиваете интерфейс под себя и получаете уведомления, если бюджет на поездки превышен. Чтобы определиться с KPI по тревел-расходам для вашей компании, сравните себя с похожими игроками на рынке в вашей отрасли. Для этого в ОКО есть функция бенчмаркинга.
Бенчмаркинг — методы сравнения опыта компании с конкурентами ("эталонами") для внедрения лучших практик и в итоге - оптимизации бизнес-процессов.
Допустим, ваша компания регулярно отправляет сотрудников из Москвы в Санкт-Петербург. В ОКО вы увидите стоимость перелёта или железнодорожного билета по этому маршруту, которую в среднем платят компании в вашей индустрии. Сравните с рынком:
- среднюю стоимость перелёта или билета на поезд,
- среднюю стоимость номера в отеле,
- % обменов и возвратов,
- % применения самого экономичного тарифа,
Возьмите на заметку эти агрегированные данные и выбирайте области экономии. Ставьте цели, а аналитическая платформа поможет отследить их выполнение.
Из других важных показателей:
- экономия за счет выбора альтернативных поставщиков и видов транспорта,,
- экономия при выборе минимального тарифа,
- экономия при скидках от трёхсторонних договоров
Дальше в статье мы расскажем, как «считывать» такие данные.
Не упустить выгоду
«Упущенная выгода» в бизнес-тревел – это сумма, которую компания могла
бы сэкономить при организации командировок.
Платформа ОКО сегментируют ваши денежные потери по разным категориям услуг – авиа, билеты на поезд, гостиницы – и по причинам упущенной выгоды. Так вы поймёте, за какие услуги и почему ваша компания переплатила за отчетный период.
На этот показатель влияют:
- возвраты и обмены билетов,
- штрафы авиакомпаний,
- доплаты за ранний въезд и поздний выезд в отелях,
- неприменение минимального тарифа.
Динамику упущенной выгоды по месяцам легко отследить в интерактивном графике и затем выгрузить данные в PDF, PowerPoint или Excel. Пара минут – и презентация по командировкам готова!
Дальше решение за вами: установить новые правила выбора билетов для коллег или не менять тревел-политику. В ОКО интерактивный консультант-помощник подскажет, как оптимизировать тревел-расходы — вам нужно будет только указать контрольные значения.
Учесть экономию по 3D-договорам
Если у вас заключен трёхсторонний, он же 3D, договор с авиаперевозчиком и TMC (бизнес-тревел агентством), и вы договорилась о фиксированной скидке, то в ОКО вы без проблем отследите данные по экономии.
Трёхсторонний договор позволяет корпоративным клиентам экономить на масштабах, авиакомпаниям - гарантировать стабильную загрузку бортов, а TMC - учитывать постоянную скидку для клиентов. Это удобно!
Система отобразит сумму выгоды, напомнит размер скидки и количество билетов по 3D-договорам, а также выделит топ-20 направлений по объёму экономии. Также можно отфильтровать результаты по периодам, маршрутам и юридическим лицам организации.
Выбрать правильное время
Стоимость транспорта зависит от множества факторов, в том числе глубины бронирования.
Глубина бронирования - период между бронированием номера и датой заезда в гостиницу.
На платформе ОКО можно сравнить расходы на авиа- и ж/д билеты по нужному направлению с учётом количества дней от бронирования до рейса. Как правило, перевозчики поднимают цены за неделю до отправления, а выгоднее всего бронировать за несколько дней либо заранее, больше, чем за месяц, до поездки.
Платформа аналитики составит график самых «дешёвых» и «дорогих» дней недели для начала командировки на основе ваших деловых поездок за нужный период. Узнайте, например, когда ж/д билеты из Москвы в Санкт-Петербург обошлись организации дешевле – по понедельникам или четвергам?
Это ещё не всё, что умеет система аналитики ОКО. С ней можно проследить выполнение тревел-политики и даже построить сценарии на будущее. Бюджет-помощник прогнозирует расходы на командировки на новый финансовый год.
А главное, что всем клиентам Випсервис открыты 50 бесплатных отчётов с данными по тревел-бюджету и кастомными рекомендациями
Об экономии с платформой предиктивной аналитики ОКО лучше всего рассказала Галина Полищук, управляющий директор бизнес-тревел подразделения Випсервис: