В пандемию тревел-менеджеры внутри компаний стали экспертами по обмену и возврату авиабилетов и новым «ковидным» программам ваучеров.
Они все чаще разбирались с переоформлением билетов для сотрудников, например, если отраслевую конференцию в последний момент перенесли на другие даты. Спустя год пандемия ослабла лишь отчасти, а задержки и отмены рейсов никуда не делись. Давайте разберемся, как переоформить билет осенью 2021 года. Короткая версия в чек-листе:
СКАЧАТЬ ЧЕК-ЛИСТ
Обменяют ли билет без доплат?
Да – при вынужденном обмене
Авиакомпании разделяют два типа обмена билетов – добровольный и вынужденный. Во втором случае перевозчик обязан предложить другой вариант без доплат. Веской причиной считается форс-мажор, и у каждой авиакомпании свой список таких условий. Из самых частых:
- отмена рейса авиакомпанией;
- перенос рейса по вине перевозчика;
- болезнь пассажира (в том числе заражение COVID-19);
- смерь ближайшего родственника;
- отказ в визе – на международных рейсах.
Разобраться, как вернуть деньги за отмененный или перенесенный рейс, поможет памятка Роспотребнадзора. Вообще, болезнь и другие личные обстоятельства придётся подтвердить документально, например, справкой с печатью медицинского учреждения на день вылета рейса. Есть и спорные моменты: сотрудник не может попасть на рейс, потому что должен уйти на карантин, или выставка в другом городе отменилась из-за нового запрета местных властей. Если при этом рейс не отменён и перелеты формально разрешены, скорее всего, вам предложат добровольный обмен или возврат.
При добровольном обмене все зависит от тарифа
Допустим, руководители филиалов перенесли встречу в онлайн из-за опасений заразиться коронавирусом, но руководство все же хочет лично увидеться через пару месяцев. Тревел-менеджер оперативно подключается для оформления добровольного обмена.
Не забываем, что обмен возможен только для возвратных билетов. Смотрите на условия тарифа: разрешено ли поменять дату, когда это можно сделать и возьмёт ли авиакомпания сбор и доплату в виде разницы стоимости старого и нового билета.
Сразу запускайте процесс обмена
Как только вы узнаете новые даты или направления перелетов, подготовьте личные данные всех пассажиров и сразу запускайте переоформление билетов. Общее правило – чем ближе к дате рейса, тем сложнее и дороже внести любые изменения в бронирование. Авиакомпании устанавливают разный временной лимит, изменения допускают вплоть до окончания регистрации.
Обращаться нужно по месту приобретения билета – будь это менеджер в бизнес-тревел агентстве, кабинет в онлайн-инструменте бронирования OBT или напрямую в центре поддержки авиакомпании.
Весной прошлого года российские авиакомпании разрешали обменивать авиабилеты с минимальной доплатой и запустили акции «все билеты возвратные» для ряда рейсов. В октябре 2021 года они вернулись к стандартным правилам применения тарифов как «в мирное время».
Для наглядности приводим общие правила обмена у крупных российских перевозчиков. Они действуют, если вы покупали билет напрямую. Стоимость указана по нижней планке для тарифов с платным переоформлением.
Следите за политикой приоритетных авиакомпаний
Чтобы сэкономить время, рекомендуем подписаться на новости о правилах обмена билетов от ваших приоритетных авиакомпаний и проверять тематические разделы на официальных сайтах.
Приоритетные авиаперевозчики – те, с которыми ваша организация сотрудничает чаще всего, напрямую или через агентство.
«Аэрофлот». Если авиакомпания сама меняет дату или время вылета, то пассажир ничего не платит. Командировку перенесли из-за новой вспышки пандемии, и вы переоформляете билет по своей инициативе? Придется заплатить сбор за услугу и разницу в тарифах. «Аэрофлот» не берет сбор за изменения и оставляет открытую дату обратного билета для тарифа «Макимум». Кстати, «Аэрофлот» разрешал без штрафа перебронировать билеты в эконом-классе на внутрироссийских направлениях, если они были выписаны с 16 октября 2020 года по 25 марта 2021 года.
S7 Airlines. Сбор за изменения составит от 1000 до 3000 рублей на внутренних рейсах, и 15 либо 40 евро на международных перелетах. Без сборов билет обменяют при тарифах Эконом Plus и Бизнес Plus, но разницу в стоимости оплатить все равно нужно.
«Уральские авиалинии». На внутренних рейсах «Уральских авиалиний» можно поменять даты вылета и аэропорт прибытия без дополнительных сборах при тарифах Эконом, Премиум Эконом, Комфорт и Бизнес. В других случаях авиакомпания спишет сбор 3000 - 5000 рублей. Переоформить билет нужно успеть до окончания регистрации на рейс. При изменении даты вылета требуется оплатить еще и разницу в стоимости билета.
Nordwind Airlines. Если вы приобрели билет в эконом-классе Лайт и Оптимум, внести изменения не получится. Для других тарифов авиакомпания может переоформить билет без сборов, если до окончания регистрации на рейс остается больше суток.
Utair. В зависимости от тарифа, пассажиру нужно оплатить сбор от 2000 до 6000 рублей, разницу стоимости авиабилетов, а также стоимость оказания услуги за один участок маршрута в размере 200 рублей и 185 рублей – это сбор, который удерживается при оформлении каждого билета.
«Победа». Лоукостер разрешает изменить даты вылета и направление с оплатой сбора 5000 рублей за один сегмент и разницы в стоимости авиабилетов. Сделать это нужно не позднее 48 часов до рейса. У «Победы» строгие правила при внесении любых изменений в данные пассажира: если неправильно внести паспортные данные или фамилию при бронировании, придется заплатить 500 рублей. Все билеты лоукостера невозвратные.
Зачем доверять бронирование TMC– компании по организации деловых поездок?
Вы когда-нибудь пытались самостоятельно поменять билет или скорректировать данные пассажира по телефону, напрямую в авиакомпании?
Бывают простые кейсы, когда изменения легко внести на сайте. А если у вас групповое бронирование? Представьте, сколько времени займет сбор документов вручную и связь с авиакомпанией. Возможно, придётся привезти подтверждающие бумаги в офис перевозчика. Всё это – в условиях цейтнота.
Если обратиться в бизнес-тревел агентство, можно снять с себя головную боль с обменами и возвратами авиабилетов. Агенты Випсервис бронируют рейсы в системах GDS, таких, как Amadeus и Sabre, с расширенными возможностями. Например, они аннулируют билет без штрафов, если планы резко изменились, или пассажир прислал неправильные данные.
Допустим, обмен нужно провести по вине авиакомпании – рейс перенесен или отменен. Специалисты Випсервис отследят и сразу сообщат клиенту о таких изменениях. Как правило, командировка оформляется комплексно, так что TMC поменяет каждый элемент поездки, от трансферов до брони в отеле. Главное, что процесс бронирования каждого сегмента командировки будет комфортным: меньше нервов и бумажной работы, больше удачных поездок для сотрудников!