FAQ

Чек-лист: как составить ТЗ на бизнес-конференцию?

2023-09-27 08:00 MICE
Freepik

Дано: координатор от клиента готовит бизнес-конференцию вместе с MICE-агентством*. Как заказчику подготовить техзадание для организатора мероприятия? Чек-лист по ТЗ собрала Алёна Эйвел, MICE-директор корпоративного бизнеса Випсервис

Алёна Эйвел, операционный MICE-директор корпоративного бизнеса Випсервис

Техническое задание — это детальная инструкция для MICE-агентства. Есть ещё бриф, предварительный документ с первыми вводными данными от клиента крупными мазками. В конце этой статьи мы как раз разместили шаблон стандартного брифа. 

Даты


Чаще всего деловую конференцию планируют на будние, и длится она 3-4 дня. Например, приходит вводная «с понедельника по четверг в конце апреля 2023 года».

Участники


Количество и состав участников определяют выбор отеля и площадки под мероприятие. Уточните:

  • количество человек,
  • вместимость зала,
  • количество залов, если их несколько,
  • тип рассадки,
  • тип расселения (сколько одноместных и двухместных номеров понадобятся).

Локация


Заказчик выбирает локацию из 3-7 вариантов. Это делают еще на этапе брифинга, потому что под конкретную площадку подтягиваются остальные «переменные». Обычно выделяют 1 большой зал для основной программы и несколько маленьких для сессий  — их количество и вместимость зависят от плана мероприятия. 

«Я всегда предлагаю локации с максимальной транспортной доступностью, особенно если на конференцию летят участники из регионов и других стран.  Это должен быть удобный хаб с большим выбором прямых авиарейсов», — рассказывает Алёна Эйвел.

👉Как выбрать MICE-агентство?


Логистика


Это ключевая статья бюджета. Сегодня перелёты и трансферы могут доходить до 60% бюджета, особенно при подготовке зарубежных мероприятий, отмечает Алёна Эйвел.

Координатор от клиента озвучивает географию (откуда и сколько участников прилетит) и предпочтения пассажиров. MICE-менеджер в свою очередь готовит детальный расчёт логистики под каждую конференц-площадку с учётом времени в пути, удобства вылета и возможных стыковок с поправкой на прогноз динамики цен на билеты.

Тайминг


От заказчика нужен предварительный тайминг по дням, отвечающий на вопрос «как вы хотите построить ваш день». Продолжительность программы — с 9:00 до 18:00? Деловая часть — на 3 часа или 8 часов? Кофе-брейк или полноценный обед/ужин? При этом, конечно, итоговый план пишет MICE-агентство.

Развлекательная программа


В эту графу клиент вписывает требования по ведущим, хедлайнерам, артистам, кавер-группе, шоу. Эти позиции важно уточнить на ранних этапах подготовки мероприятия, ведь они влияют не только на бюджет, но и на выбор площадки. Например, если нужна сцена определенных размеров для монтажа оборудования.

Оборудование


В ТЗ клиент указывает особые требования к свету, звуку и дисплеям на мероприятии. Нужна ли выделенная интернет-линия? Понадобится ли оборудование для телемоста? 

Брендирование


В ТЗ клиент указывает, какие элементы брендинга точно нужны, а дело MICE-агентства — быть проводником среди возможностей. 

Компании обычно заказывают застройку на конференции, оформляют сцену, задник (например, LED-панель или баннер), фотозоны. Единый стиль выдерживается в бейджах, сувенирах гостям, канцелярии.

Также можно сделать приложение в фирменном стиле заказчика с любым функционалом, например:

  • профиль участника,
  • онлайн-регистрация,
  • программа,
  • электронное голосование,
  • проведение опросов,
  • новости,
  • чат с организатором и/или участниками,
  • статистика и не только.

Креативная концепция


Креативная концепция описывает уникальное видение бизнес-конференции. Это единая сюжетная линия, которая отвечает на вопросы «о чём», «для кого» и «зачем».

Концепцию проекта пишут как дорожную карту с целями, задачами и этапами реализации. Готовит такой документ MICE-специалист, а клиент может в ТЗ подсказать, куда двигаться: выслать брендбук и рассказать о специфике компании и корпоративных ценностях.

Объединяющая идея может быть любой, от космоса до экологии. Деловую программу обыгрывают через формат ток-шоу, предлагают космическое питание на кофе-брейке, делают фотовыставку достижений. Для ЗОЖ-темы можно ввести интерактивные механики вплоть до велотренажера для приготовления фреша. 

«Спикеры доносят до аудитории большой объём информации. Новинки, продукция, стратегии. Именно качественная креативная концепция, подача контента повышает вовлеченность участников», — объясняет Алёна.

С техническим заданием сверяются до, во время и после проекта, поэтому составить его правильно — это 50% успеха деловой конференции. Теперь вы всегда можете обратиться к чек-листу от MICE-команды Випсервис. Успешных мероприятий!

📎Скачать шаблон брифа на организацию мероприятия


*MICE — от англ. Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions (Events). Это область делового туризма, связанная в широком смысле с организацией мероприятий. Сюда входят бизнес-встречи, тимбилдинги и мотивационные туры, конференции и форумы, тренинги, семинары и корпоративные праздники. MICE-менеджер управляет и координирует организацию мероприятия.

👉Больше о MICE и других аббревиатурах в деловом туризме читайте здесь