Просто — о сложном. Объясняем один из самых распространённых терминов в бизнес-туризме, тревел-политику
Что такое тревел-политика?
Тревел-политика — свод правил, который регламентирует оформление командировок для сотрудников компании.
Это одновременно документ — часть положения о командировках — и отражённые на практике в онлайн-системе бронирования ограничения и логика заказа услуг. Именно о них мы поговорим в этой статье. Вынесем за скобки суточные, командировочные и представительские расходы, а также бухгалтерскую отчётность по служебной поездке.
Что в себя включает тревел-политика?
Выделим главное:
- Лимиты по бюджету на заказ авиабилета, ж/д, отеля, Аэроэкспресса и других тревел-услуг
- Запрет на выбор определённого класса обслуживания, авиакомпании, типа вагона, отеля, города или страны
- Способ авторизации поездок
- Наличие ризон-кодов или утверждённых причин нарушения тревел-политики
- Допустимое отклонение от самого дешёвого варианта в рублях или %
- Глубина бронирования
Как создать тревел-политику?
Это внутрикорпоративный документ, однако агентство делового туризма может помочь его составить, проведя анализ истории служебных поездок, анкетирование и аудит бизнес-процессов в компании с точки зрения командировок. Учитывайте размер компании, количество сотрудников и юрлиц. Для холдингов применяют многоуровневую авторизацию, несколько кост-центров, грейдирование, то есть разделение сотрудников на группы по должностям. Компаниям поменьше — со штатом 100 человек и меньше — подойдут базовые лимиты по авиа, отелям и ж/д и 1 авторизующее лицо.
При написании тревел-политики двигаемся от целей к оформлению и коммуникации. Что важно — сократить расходы, структурировать отчётность, создать топ-менеджерам комфортные условия поездок? Затем составляем документ с правилами заказа авиабилетов, отелей, ж/д, Аэроэкспресса и других дополнительных услуг. Решаем, кто согласовывает командировки. Это руководитель отдела, тревел-менеджер? Поделитесь полученным файлом с коллегами и вашим агентством делового туризма.
Этапы создания тревел-политики вы найдёте в этом PDF-вложении
Какие типы тревел-политики бывают?
Тревел-политику можно условно разделить на 4 типа в зависимости от сложности:
1 тип. Базовые лимиты и запрещённые классы обслуживания для авиабилетов, отелей, ж/д и Аэроэкспресса и других услуг.
2 тип. Дополнительные параметры, например, разные лимиты на города для отелей, запреты на тип вагона и поезда для ж/д перевозок. Все поездки авторизует 1 человек.
3 тип. Добавляются многоуровневая авторизация в зависимости от статуса сотрудника и ризон-коды.
Ризон-код — код для обозначения причин отказа от минимальных тарифов. Нужен, чтобы анализировать расходы на командировки и упущенную выгоду.
4 тип. Появляются грейды, то есть настройка правил бронирования каждого типа услуг на основании должности сотрудника.
Как агентство работает с тревел-политикой клиента?
Объясняет Марина Цаллагова, директор департамента деловых поездок Випсервис:
"Наши сотрудники знакомятся с положением о командировках заказчика, проводят аудит принятых регламентов и выделяют ключевые правила бронирования в компании. Затем тим-лидеры операционной команды размещают эту информацию в профиле клиента в Портбилет TMC. При этом тревел-политика будет настроена еще в онлайне, что обеспечит сквозной контроль за ее выполнением как со стороны человека, так и компьютера"
Как следить за исполнением тревел-политики?
Внести параметры заказа командировок в онлайн-систему бронирования (OBT): так сотрудники будут автоматически соблюдать принятые в компании правила заказа билетов, отелей и других услуг, а расходы на тревел станут более прозрачными и предсказуемыми. Если поездки за вашу компанию бронирует агентство, строгое соблюдение тревел-политики обычно включается в соглашение об уровне услуг — SLA. Об этом мы подробно рассказывали здесь.
Есть ещё политика duty of care с инструкциями при форс-мажорах в служебной поездке. О том, как её составить, и для чего она нужна, читайте в этой статье