Представляем полный гид по облачным приложениям для бизнеса Hamilton Apps! Как подключить и начать работу в приложениях, чем они полезны сотруднику и бухгалтерии, рассказывает управляющий директор Hamilton Apps Юлия Брагинская
Hamilton Apps – облачные приложения для автоматизации бизнес-процессов с фокусом на быстрое и эффективное согласование командировочных расходов. Они переводят в онлайн документооборот, связанный с деловыми поездками.
3 модуля Hamilton Apps помогают оцифровать рутинные согласования и отчёты:
- Hamilton Командировки – модуль для запроса на расход. Он позволяет авторизовать служебную поездку и другие операционные расходы.
- Hamilton Авансовый отчёт помогает отчитаться за понесённые в поездке расходы онлайн. Это самый популярный модуль, который в 2 раза ускоряет обработку авансовых отчётов в организации.
- Hamilton Счёт агентства обрабатывает счета на тревел-услуги, сверяет их с утверждённым бюджетом и помогает сформировать бухгалтерскую проводку.
Их можно подключить отдельно или в связке, интегрировать с онлайн-инструментом бронирования OBT (Online Booking Tool) либо заказывать услуги через агентство делового туризма и вносить данные о билетах, трансферах и гостиницах вручную.
А кейсы есть?
Приложения Hamilton Apps помогают десяткам самых разных компаний ускорить и автоматизировать бизнес-процессы. Об историях успеха наших клиентов вы можете узнать здесь.
Как это работает?
Hamilton Apps будут такими, как вы захотите: от бесшовной автоматизированной системы оформления и согласования командировок до инструмента для простой авторизации лимита на расход.
Вариант А — полный перевод документооборота и заказа поездок в онлайн. Cотрудники бронируют тревел-услуги в онлайн-системе бронирования (Online Booking Tool), не выходя из приложений Hamilton.
В этом случае путь пользователя будет таким:
До командировки
- Сотрудник выбирает тип расхода "командировка".
- Без ввода логина и пароля переходит в онлайн-систему бронирования и там выбирает нужные билеты и отель.
- Эти данные автоматически отправляются на согласование руководителю по email.
- Авторизация получена!
- Сотрудник или тревел-координатор выписывает билеты и оплачивает бронирование.
После командировки
- Данные о поездке подтягиваются в модуль "авансовый отчет". Большая часть полей уже заполнена — сотруднику остаётся просканировать чеки и внести дополнительные расходы.
- После "ок" руководителя заполненный отчёт "улетает" в бухгалтерию.
Вариант Б предполагает больше ручного ввода: сотрудник сам заполняет информацию о длительности командировки, ценах на авиабилеты и отель, после чего она автоматически загружается в систему "1С".
Между вариантами А и Б возможны почти любые конфигурации. Всё зависит от того, как построены внутренние процессы заказчика.
Про оцифровку коммуникации между компанией и агентством делового туризма, а также сотрудником, руководителем и бухгалтерией мы писали здесь
В чём плюсы?
Hamilton Apps подключают прежде всего ради автоматизации и мобильности. Полезных "фишек" много — остановимся на основных.
В любом месте, в любое время
Сотрудник оставляет заявку на согласование или отправляет авансовый отчёт в бухгалтерию со смартфона или планшета. Вёрстка приложений адаптируются под любой экран, а для работы нужен только доступ в интернет.
Облачная технология
Приложения живут "в облаке". Не нужно устанавливать программное обеспечение — Hamilton Apps предоставляются клиентам по подписке. Настройки гибко меняются, если:
- у клиента изменилась тревел-политика,
- нужно подключить новые функции, например, цифровые подписи,
- важно перейти с зарубежного на российское ПО.
"Сегодня многие заказчики отказываются от зарубежного "софта" и переходят на российское программное обеспечение. Мы умеем очень быстро перевести интеграцию с иностранных аналогов, например, на 1С. У нас в этом огромный опыт."
Данные защищены
Мы размещаем серверы в хорошо защищенных выделенных центрах обработки данных на территории России в соответствии законом №152-ФЗ "О персональных данных" и сертифицировали приложения в соответствии с международными стандартами информационной безопасности ИСО 27001. Так мы обеспечиваем сохранность и безопасность всех данных наших пользователей и бесперебойную работу платформы.
Кастомизация под клиента
Логика авторизации расходов в онлайне полностью соотносится с принятыми регламентами и запросом организации. Мы изучаем тревел-политику и бизнес-процессы компании "под лупой".
Тревел-политика — это свод правил, который регламентирует оформление командировок для сотрудников компании. Подробнее о ней читайте в этой статье "Випсервис.Радара".
Тревел-политика в Hamilton Apps хранится по-разному:
- В приложениях для бизнеса сотрудники и руководители видят бюджетные лимиты. Подробные правила организации корпоративных поездок настроены в онлайн-инструменте бронирования OBT.
- Вся тревел-политика отображена в Hamiton Apps.
Бухгалтер скажет спасибо!
Приложения упрощают работу бухгалтера: никакого сбора чеков и согласований вручную или сверки расходов с тревел-политикой компании. Не нужно волноваться об ошибках из-за человеческого фактора.
Визирование цифровой подписью
В Hamilton Apps руководители подписывают документы любой доступной сегодня электронной цифровой подписью (ЭЦП).
ЭЦП — цифровое подтверждение авторства и целостности документа. Для внутреннего документооборота подойдет усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Документы с квалифицированной цифровой подписью можно смело отправлять в налоговую.
Использование корпоративных карт
Оплатить командировку в два счёта с корпоративной карты и отобразить это в документах легко в приложениях для бизнеса Hamilton Apps.
Не только командировки
Модули Hamilton Командировка и Hamilton Авансовый отчёт пригодятся для согласования покупки подарков для клиента или оборудования для работы, от цветов до компьютерной мышки.
В семье приложений Hamilton Apps есть и полезный для отдела кадров модуль Hamilton Запрос на отсутствие. Он переводит в онлайн запросы на отпуск и отгул, помогает рассчитать заработную плату и отследить время присутствия в офисе при интеграции с пропускной системой.
Сколько времени займёт подключение приложений для бизнеса Hamilton Apps?
Приложения кастомизируются под конкретную команду сотрудников. Срок — от 3 до 6 месяцев. Ниже объясним, почему интеграция занимает от 90 дней.
Брифинг
На первом этапе мы рисуем картину итогового продукта "крупными мазками". Брифуем заказчика и расписываем логику согласований расходов в компании. Например:
- Сколько авторизующих лиц в организации?
- Кто ездит в командировки?
- Как должен выглядеть стандартный ответ руководителя?
- Используются ли цифровые подписи?
- Нужно ли руководителю просматривать бюджетные лимиты на поездки сотрудников перед согласованием?
"Бывает, что клиент хотел лишь один модуль, но узнал о всех возможностях приложений Hamilton и расширил запрос. Тогда мы вместе рисуем разветвлённую бизнес-схему с автоматизацией прежде ручных операций."
Загрузка данных
Затем загружаем базу с мастер-данными сотрудников. Здесь важно понимать, что, например, отделу маркетинга расходы авторизует Иванов, а отделу продаж – Петров.
Тестирование прототипа
Следующий шаг — настройка прототипа. Это демо-доступ в приложения Hamilton Apps, в которых уже отражена логика бизнес-процессов в предприятии. Мы даём клиенту время протестировать систему и докручиваем детали.
"Интеграция – это в 99% случаев совместный процесс. Клиент зачастую одновременно совершенствует свою систему управления операционными процессами."
Обучение
Обучение, как правило, происходит в точке "завтра запускаем приложения в работу". Команда Hamilton Apps проводит до 3 бесплатных обучающих вебинаров, которые можно записать и показывать новым сотрудникам. Подспорьем им будут также подробные текстовые инструкции.
Старт работы
Готово! "Выкатываем в продакшн" приложения и остаёмся на связи.